Vi är på besök hos Actricia i Göteborg, en ekonomibyrå som erbjuder och hjälper små och medelstora företag med helhetslösningar inom ekonomi, såsom redovisning, lönehantering, bokslut och skatt. Byrån drivs av Ann-Sofie Bahlenberg och Sandra Böhmfeld som precis tagit emot priset som årets Srf auktoriserade verksamhet - en av flera utmärkelser på kort tid.
“Det känns otroligt kul att få ta del av denna utmärkelse. Det är såklart en ära men också en bekräftelse som visar på att vi gör rätt och bra saker med hög kvalitet. Detta inspirerar oss också till att fortsätta utvecklas ännu mer, säger Sandra.”
Ann-Sofie som kommer från Piteå i norr och Sandra från Åhus i söder, lärde känna varandra när de av en slump hamnade på samma byrå och arbetsplats i Göteborg. De är båda auktoriserade lönekonsulter och auktoriserade redovisningskonsulter och kan hjälpa företag med det mesta inom ekonomi. Under sin tid tillsammans fattade de snabbt tycke för varandra. De delar samma passion, tankar och värderingar om ekonomi och siffror men också om hur en verksamhet inom redovisningsbranschen borde skötas, både för att skapa lönsamhet såväl som trivsel för medarbetarna. För drygt 6 år sedan och som minoritetsägare på byrån bestämde de sig för att köpa ut en tredje delägare för att driva byrån i egen regi med stort fokus på kvalitet, hållbarhet, trivsel och tillväxt.
Just hållbarhet var något som både Ann-Sofie och Sandra hade som grund när de bestämde sig för driva byrån i egen regi. Det var något som saknades helt och sättet man arbetade på innan var inte alls hållbart och man saknade långsiktighet i allt man gjorde.
“Att värna om människan är otroligt viktigt för oss, inte minst för miljön men också för våra medarbetare. Investerar vi inte tid i våra medarbetare så kan vi heller inte förvänta oss något tillbaka, säger Sandra”.
Att digitalisera delar av byrån var ett första steg
År 2018 satte Ann-Sofie och Sandra upp ett mål att vara helt papperslösa vid 2022. Att digitalisera stora delar av byrån var ett första steg där man dessutom fick stor hjälp av pandemin där människor och företag mer eller mindre tvingades in i en digital värld, oavsett om man ville det eller inte. Idag är Actricia i stort sett helt papperslösa och hanterar mer eller mindre alla kunder digitalt.
“Klart att vi har några enstaka kunder som inte är helt digitala än, men vi försöker möta våra kunder där de är. Det är en process som tar tid, alla är inte digitalt mogna än, men vi försöker få de att bli mer digitala. Vi har ju hört att vissa byråer tackar nej till kunder om de inte är helt digitala, det gör inte vi, säger Ann-Sofie”.
I takt med att Actricia blir alltmer digitala i sitt arbete påminner de om det personliga mötet som är så otroligt viktigt idag. De träffar regelbundet sina kunder, gärna i kundens miljö, för att komma varandra närmare och förstå mer om kundens affär och vilka produkter och tjänster man erbjuder.
I februari fick Actricia ta emot det prestigefyllda priset “Årets Srf auktoriserade verksamhet”, en utmärkelse som sammanfattar deras gemensamma resa. I juryns motivering kan man bland annat läsa att kunskap är coolt, kvalitet med dubbla auktorisationer och att de med målinriktat arbete och strategisk rådgivning skapar hållbar lönsamhet och långsiktiga relationer. Något som varit Actricias plan ändå från start.
Actricia som många andra Srf auktoriserade byråer arbetar efter ramverket Rex - Svensk standard för redovisningsuppdrag. Att följa ramverket är ett sätt att höja nivån på byrån och deras anställda men också att kvalitetssäkra allt man gör.
“Rex är bibeln, säger Ann-Sofie med ett stort leende på läpparna. Den utgör grunden till våra Interna riktlinjer och rutiner, fortsätter Sandra”.
Actricia som vuxit snabbt de senaste åren hoppas kunna växa ännu mer och har planerat för ytterligare 3 medarbetare inom en tvåårsperiod. De har dock fortsatt samma syn på att driva en liten mindre familjär byrå, i en regi med stort fokus på det personliga mötet. När vi diskuterar framtid kommer vi också in på frågan om AI och hur det kommer att påverka branschen.
“AI är spännande och läskigt på samma gång. Som hjälpmedel i ett redan befintligt system är det intressant, med vad händer om något är fel? Vart börjar man då? Ska man våga förlita sig helt på systemen? Vårt arbete handlar om så mycket mer, det är ett ju hantverk, säger Ann-Sofie och Sandra”.
På Actricia är en dag aldrig den andra lik. Även om vardagen är förutbestämd med fasta deadlines att förhålla sig till, dyker det alltid upp något oväntat. Gemensamt är att de skrattar mycket och börjar dagen med att logga in i Accountec.
“Vi loggar alltid in på morgonen för då har vi koll på vad som ska göras under dagen. Dessutom har vi länkar till alla externa system och kommer åt de direkt via portalen, säger Sandra”.
Accountec är navet i Actricias systemflora
Idag arbetar Actricia främst med systemen Fortnox, Visma eEkonomi, MediusGo och Milient utöver Accountec. Som Srf-auktoriserad byrå följer Actricia ramverket Rex och redovisar enligt K3, en utmaning har varit att hitta ett bra system för hantering av successiv vinstavräkning vid fastpris, vilket de kan göra smidigt via Milient.
När vi frågar Actricia hur de arbetar med Accountec så är det tydligt att det är här de börjar sin arbetsdag.
“Accountec är navet. Det är här vi sammankopplar allt vi gör. Det är vårt byråstöd och CRM-system. Vi börjar dagen med att logga in i Accountec för att hålla koll på dagens alla aktiviteter, säger Sandra”.
På Actricia nyttjar man med de flesta tjänsterna som kommer med att vara kund till Accountec - ärendehantering, dokumenthantering, uppgiftshantering, resursplanering, kundkännedom (KYC), uppdragsbrev, ägarstöd och mycket mer.
“Det är så enkelt vid materialinsamling, då skapar man bara ett ärende för det. Eller att skicka löner för attestering. Dokumenthantering, det har vi inte haft på samma sätt innan. Ska man skicka en större fil till revisorer så har dessa vanligtvis fastnat i mailen, nu går det väldigt smidigt om du ska skicka bokslutsdokument eller andra större filer, säger Ann-Sofie”.
Många av alla tjänster som ingår i Accountec underlättar vardagen på Actricia, framför allt när man väljer att arbeta i enlighet med Rex, då det är en hel del filer och annat som ska delas med kunderna och då fungerar Accountec väldigt bra. De flesta tjänsterna hjälper till med en struktur i vardagen och underlättar en hel del, men det är med hjälp av ägarstöd Actricia upplever att man faktiskt sparar tid.
“Att få hjälp med K10-blanketterna är där vi faktiskt kan se att vi sparar mycket tid. Visst, man arbetar med det en gång per år, men det underlättar en hel del där och då, säger Ann-Sofie”.
Actricia Flow - en uppskattad tjänst bland kunderna
Som många andra byråer så har Actricia valt att paketera sin tjänst under namnet “Actricia Flow”. Namnet kommer av att man uppskattar arbetsflödet med Accountec som gör det smidigt för alla kunder att logga in på ett ställe och ta del av all sin ekonomi.
“När man arbetat med andra system så är de väldigt duktiga på att marknadsföra sig själva. Med Accountec kan vi marknadsföra Actricia och våra tjänster. Det blir personifierat på ett annat sätt. När våra kunder loggar in så loggar de in hos Actricia och inte hos någon annan, säger Sandra”.
Actricia Flow är en uppskattad tjänst bland deras kunder och dom flesta använder systemet kontinuerligt. Allt viktigt går som oftast via kundportalen, medan det mer lättsamma går via e-post. Ann-Sofie och Sandra säger att det finns några kunder som tycker det är utmanade att alltid behöva logga in när något nytt kommer från Actricia Flow.
“Det är ju för kundens skull. Det är för kundens säkerhet vi har detta. Det handlar om att få kunden att förstå, säger Ann-Sofie”.
Actricias erbjudande och prissättning bygger på fastpris och det har man arbetat med under en längre tid. Det började för många år sedan då man var med i ett förändringsprogram via Visma och Panalitix om att ställa om till ett mer modernt sätt att samarbeta med sina kunder för att öka sin lönsamhet. Rådgivning och värdebaserad prissättning var något som Actricia tog med sig för att senare implementera i sin verksamhet.
“Det var svårt att implementera i början. Det var en komplex modell, men efter ett tag hittade vi vårt sätt som fungerar för oss, säger Ann-Sofie och Sandra”.
På Actricia väljer man att arbeta med alla typer av kunder. Man tackar inte nej till affärer bara för att företaget inte kommit längre med sin digitalisering. Man ser det som en förändringsprocess, där kunderna blir digitala tillsammans med Actricia.
Som prisad byrå och prisade konsulter är vi väldigt glada att Actricia valt att arbeta med Accountec. Man har byggt sitt digitala ekosystem där Accountec verkar som navet i byråns systemflora. Som flitiga användare av Accountecs alla tjänster rekommenderar Actricia Accountec byråportal till Sveriges alla ekonomibyråer, oavsett om du arbetar med revision, redovisning eller lön.
“Har du inte skaffat Accountec än så gör det, avslutar Ann-Sofie”.
