Vi har pratat med Lars Lejdborg, delägare och verksam i Accountec, som har många års erfarenhet av byråbranschen, både från storbyrå och som egenföretagare. Han delar här med sig av sin syn på hur byråbranschen har förändrats, vad vi kan förvänta oss framöver och hur Accountecs byråportal kan hjälpa er byrå att bli verkligt digital.
”Allt vi gör på Accountec är inriktat på byråbranschen - redovisningsbyråer, lönebyråer, revisionsbyråer,” säger Lars Lejdborg.
Redovisningsbranschen - en bransch i ständig förändring
Det brukar sägas att den som inte känner till det förflutna inte heller kommer att kunna behärska framtiden. Vi inleder därför med en reflektion över hur branschen har utvecklats de senaste årtiondena, för att förstå vilka utmaningar dagens byråer står inför.
Lars Lejdborg menar att branschen länge varit i förändring, men att utvecklingen kanske går snabbare idag än tidigare.
”På 80-talet satt sekreterare och skrev årsredovisningar på ordbehandlare. Kopieringsmaskinen utnyttjades flitigt och när faxen kom blev den på sin tid en revolution i skriven kommunikation. Idag sitter varje konsult med sin egen dator”, säger Lars och det ger onekligen lite perspektiv.
Grunden till digitalisering - att system kan prata med varandra
Lars menar att förändringen inte har gått riktigt så fort som många trodde, men han är övertygad om att tiden nu på allvar är mogen för en långtgående digitalisering och automatisering i branschen. Men vad är det då som är skillnaden idag, jämfört med för tio år sedan?
”För fullständig automation måste system kunna prata med varandra i större utsträckning”, säger Lars, ”Nu börjar myndigheterna att öppna upp sina system för att dela information via api:er och då börjar det verkligen hända saker.”
När både myndigheter och leverantörer öppnar upp för integration system emellan skapas förutsättningar för långtgående automatisering. Det är inte bara myndigheterna som öppnar upp - systemleverantörer öppnar också i allt större utsträckning upp för integration olika system emellan. Det som inte har fungerat börjar städas upp och behovet av en människa mellan systemen minimeras.
”Nu är tiden mogen för en långtgående automatisering”, säger Lars.
Automatiseringen kan skapa stress både hos redovisningskonsulter och revisorer då en stor del av affären tidigare varit arbete som hanterats manuellt, till exempel löpande bokföring. Men det är inte längre lönsamt att arbeta med stansning. Lars tror dock inte att byråerna behöver vara så rädda.
”Människor anpassar sig, ett exempel är ju pandemin. Många företag ställde om och näringslivet anpassade sig på ett imponerande sätt”, säger han.
En undersökning som Visma genomförde 2017 visar också att nästan sju av tio småföretagare i Sverige vill ha en närmare och mer löpande kontakt med sin redovisningsbyrå. Så många som åtta av tio vill prata mer nutid och framtid än dåtid med sin redovisningskonsult. (Läs hela artikeln om undersökningen på Vismas hemsida). De flesta kunder vill prata mer framtid med sin redovisningsbyrå.
Även byråernas kunder har blivit mer digitala, vilket öppnar för nya affärsmodeller och nya sätt att ta betalt. Genom att börja automatisera processer och baka in allt i en tjänst där rådgivning ingår frigörs tid för byråerna att bli mer av en strategisk partner åt sina kunder, vilket många företagare också efterfrågar.
”Arbetsinnehållet för konsulterna har successivt förändrats och fokus ligger nu inte bara på att behandla och förflytta siffror, utan mer på att analysera och agera rådgivare i ekonomiska frågor. Det innebär att du som konsult behöver ha insyn i många olika delar av kundens verksamhet”, säger Lars.
Redovisningskonsulten blir även systemrådgivare
Kunderna frågar också i allt större utsträckning byrån om råd kring olika verktyg. Byrån blir expert på olika system genom att de används mycket, kan paketera dessa och rekommendera kunden lämpliga lösningar för exempelvis tidredovisning anpassat efter kundens verksamhet.
Byrån blir därmed rådgivare inte bara kring affärer utan även kring system. Affärsrådgivning för att få kunden att utveckla sin affär är en typ av rådgivning och att tillhandahålla en administrativ plattform och systemstöd för företagandet en annan.
Linda Magnusson på Ekonomikonsult i Väst, är en av Accountecs kunder som menar att rollen som redovisningskonsult har ändrats mycket de senaste åren, en utveckling som det bara gäller att följa med i:
”Förr satt vi och stansade in bokföringen av kassarapporter, idag går det automatiskt. Många kunder har också olika betallösningar och egna system som integreras med bokföringen. Vi blir ofta både datatekniker, redovisningskonsulter och rådgivare,” säger hon.
En annan fördel med digitaliseringen som Lars Lejdborg vill lyfta är att digitala verktyg faktiskt ger både konsulter och kunder en mer dräglig arbetsvardag. Digitaliseringen frigör tid för utvecklande arbetsuppgifter och ger en mer flexibel arbetsmiljö.
”Det finns stora byråer som legat i digital framkant, men nu kan vem som helst konkurrera med dem till bättre priser. Du kan sitta var som helst i Sverige och konkurrera om kunder över hela landet. Du kan till och med sitta utomlands och sköta verksamheten i Sverige”, säger Lars.
Accountec byråportal knyter samman alla system - CRM-system för byråer
Hur kan då Accountec byråportal hjälpa byråerna att anpassa sig till den nya, digitala, verkligheten?
”Portalen är en digital plattform som delas med kund. Det liknar vad alla banker har gjort - byrån kommer åt hela sitt samarbete med kund på ett och samma ställe, oavsett plattform. Det räcker att ha mobilen i fickan”, säger Lars.
Till skillnad från programsviterna från flera leverantörer av bokföringssystem är Accountec byråportal helt webbaserad, och erbjuder mycket mer.
”Bokföringssystemen har inte från start varit byggda för att dela med kund och har hittills inte haft fokus på integrationer mot externa system”, säger Lars.
Accountec byråportal knyter ihop byråns och kundens alla olika system - bokföringssystem, tidredovisningssystem, bokslutssystem, skatteredovisningssystem, dokumentation och så vidare.
”Det här är system som tidigare var som separata öar”, säger Lars. ”Via portalen kommer byrå och kund åt allt på samma ställe, med en enda inloggning. Dessutom behöver byrån bara lägga upp kunden en gång och har all kundinformation samlad på samma ställe.”
All dokumentation kring kunden paketeras digitalt via portalen och ersätter exempelvis den tidigare fysiska bokslutspärmen. Dessutom samlas all kommunikation med kunden på ett ställe. Accountec byråportal hjälper därigenom byrån att ta ägarskap över kunskapen om kunden. Det blir inte personknutet på samma sätt som epost, som ger en personberoende och sårbar en-till-en-kommunikation.
”Alla dokument och all kunskap kring kunden samlas på ett ställe och portalen blir därigenom ett CRM-system för redovisningsbyråer”, säger Lars.
Det är mycket dokumentation som krävs för redovisnings- och revisionsbyråer och den blir lättare att hantera när den lyfts in i portalen.
”Ingen behöver heller oroa sig när det gäller GDPR, där man måste var väldigt försiktig när det gäller vilka uppgifter som skickas via epost. I portalen är all information krypterad och säker ur ett informationssäkerhetsperspektiv.”, säger Lars.
Accountec byråportaleffektiviserar byråns och kundens flöden
Lars Lejdborg menar att portalen hjälper både byrå och kund att vara effektiva, genom automatiska påminnelser, enklare tillgång till information, bättre planering och bättre översikt.
”Det blir glasklart vad som ska göras och av vem, och det är lätt att följa upp när det har gjorts - och när det inte har gjorts”, säger Lars.
Accountec byråportal hjälper byrån att känna sig bekväm med att hålla sin kund i handen när de ska driva sin verksamhet, inte bara leverera bokföring. Kunden kan känna sig trygg med att byrån kan hjälpa till med redovisning, bokslut, löner, beskattning osv. - men också med hur det ska gå till.
Det finns en mängd smarta inbyggda funktioner i portalen som hjälper byrån att automatisera sina flöden kring bland annat K10, kundkännedom (KYC), digital signering, resursplanering och uppdrag.
”Den verkliga revolutionen sker när byrån kan börja automatisera processer och ta betalt för det. Till exempel genom att regelstyra leverantörsfakturahanteringen eller automatisera rapporteringen”, säger Lars.
Accountec byråportalriktar sig mot alla typer av byråer - redovisningsbyråer, revisionsbyråer och lönebyråer. Alla har inte samma behov av att dela system, men gemensamt är att de har ett behov av att dela dokument säkert, ha rutiner för kundkännedom (KYC) och säker kommunikation med kunden. Men också att hålla reda på vad som ska göras och resursplanera. Läs mer om hur KYC-processen via Accountec byråportal sparar tid och samtidigt höjer kvaliteten.
”Via Accountec byråportal får byrån allt i samma plattform. Navet i portalen är kommunikationen med kunderna och allt är webbaserat, GDPR-säkert och kan kommas åt, med en inloggning, attestflöden, KYC-flöden, signeringar, dokumentation, resursplanering osv”, summerar Lars Lejdborg.
