Logga in i portalen
Jessika digitaliserade byrån och levererar rådgivning i världsklass
Intervju med Jessika Kamblad på Lavendo Consulting
Jessika Kamblad med erfarenhet av storbolagsvärlden, startade Lavendo Consulting 2016 med en målbild att bli helt digital och kunna leverera spetskompetens och rådgivning i världsklass. För att göra det var hon tvungen att hitta sätt att digitalisera och automatisera tidskrävande processer för att frigöra tid till kärnverksamheten. Med hjälp av Accountec byråportal har hennes målbild blivit sann och hon bara älskar byråportalen.
Lavendo Consulting var en av Accountecs första kunder och ut mot kund kallar de byråportalen, som är profilerad med Lavendos färger och typsnitt, för Lavendo Online. ”Det ser verkligen proffsigt ut mot kunderna”, säger Jessika.
En verklig digital byrå med service och rådgivning i världsklass
Jessika startade Lavendo för sex år sedan och kom då från storbolagsvärlden. Företaget hon tidigare arbetade på var till viss del var digitaliserat men Lavendo har kommit mycket längre. De har knappt några pärmar och arbetar mycket med olika integrationer.
En verklig digital byrå med service och rådgivning i världsklass
Jessika startade Lavendo för sex år sedan och kom då från storbolagsvärlden. Företaget hon tidigare arbetade på var till viss del var digitaliserat men Lavendo har kommit mycket längre. De har knappt några pärmar och arbetar mycket med olika integrationer.
”Vi har en väldigt hög digitaliseringsgrad. Vi säger inte bara att vi är digitala, vi är det verkligen”, säger Jessika.
Byråns mål är att basen med redovisning, lön och annat löpande ska fungera friktionsfritt, så att de kan ägna mesta tiden åt sin spetskompetens, som är att leverera service och rådgivning i världsklass - som gör skillnad på sista raden.
”Kunderna tycker också att det är enkelt och smidigt”, säger hon. ”Många kunder har helt slutat att maila. De gillar väl också att slippa söka i inkorgen efter mail från Lavendo”, säger Jessika. ”Vissa får säkert lika många mail som jag och då är det lättare att hitta i portalen.”
All kommunikation samlad på ett ställe
För Lavendo är ärendehanteringen i byråportalen central. ”Den är helt suverän och underlättar verkligen i det enorma informationsflödet,” säger Jessika. Hon kan få över 200 mail om dagen och uppskattar särskilt att slippa leta efter saker i mailtrådar eller att behöva gå in till en kollega och be om att få söka efter något i dennes inkorg. ”Det är så mycket enklare när allt finns i portalen.”
För Lavendo är ärendehanteringen i byråportalen central. ”Den är helt suverän och underlättar verkligen i det enorma informationsflödet,” säger Jessika. Hon kan få över 200 mail om dagen och uppskattar särskilt att slippa leta efter saker i mailtrådar eller att behöva gå in till en kollega och be om att få söka efter något i dennes inkorg. ”Det är så mycket enklare när allt finns i portalen.”
”Kunderna ser oss inte som en byrå utan mer som en partner”, säger Jessika. ”Vi pratar med våra kunder varje vecka, och är inte en byrå som hör av oss en gång om året och säger att nu är det dags för bokslut. Vi försöker verkligen att hela tiden göra det lilla extra.”
Det förekommer fortfarande vissa mailkonversationer utanför portalen, men de arbetar aktivt för att styra in allt via byråportalen. Företaget har nyligen anställt en COO som bland annat ska arbeta med hur de ska utnyttja portalen ännu bättre och försöka få all kommunikation att gå den vägen. ”Skickar kunden mail försöker vi att svara via portalen”, säger Jessika.
Hon menar att det finns fler fördelar med att ha allt samlat. Det blir lättare att strukturera, lättare att söka och om någon blir sjuk är det lättare att gå in och titta på andras ärenden och avlasta varandra. ”Dessutom är en annan stor fördel att kunna lösa GDPR-biten – att skicka löner och sekretessbelagda underlag på ett säkert sätt”, säger hon.
Förenklad process kring löner
Just när det gäller löner har Lavendo fått in en väl fungerande process via byråportalen. Jessika berättar att de gör lönerna i det löneprogram de använder, Hogia Lön Plus, och sedan skickar lönelistorna för attest genom portalen. Eftersom alla löneunderlag sparas i portalen kan kunderna själva gå in och söka och behöver inte ringa någon på Lavendo varje gång en anställd har en fråga om lön. ”Undrar de hur många semesterdagar Kerstin hade kvar kan vi bara fråga: har du tittat i portalen? När de söker på Kerstin så kommer det upp direkt.”
Jessika nämner att det också är bra att kunna se när kunderna varit inloggade. Om de till exempel saknar attest på senaste lönekörningen från en kund och kan se att den som är ansvarig inte har varit inloggad på en vecka kan de kanske misstänka att den personen är sjuk och det är lättare att påminna.
Lavendo jobbar även med HR-frågor och Jessika säger att det känns väldigt tryggt med en säker plattform när det gäller känsliga uppgifter som till exempel sjukskrivningar.
Många användbara funktioner
Jessika anser att Lavendo trots att de hela tiden aktivt arbetar med portalen bara utnyttjar en liten del av allt det byråportalen kan göra och att de har som mål att använda den till fler saker. Till exempel har de nyligen börjat använda sig av resursplaneringen.
Hon menar att det finns fler fördelar med att ha allt samlat. Det blir lättare att strukturera, lättare att söka och om någon blir sjuk är det lättare att gå in och titta på andras ärenden och avlasta varandra. ”Dessutom är en annan stor fördel att kunna lösa GDPR-biten – att skicka löner och sekretessbelagda underlag på ett säkert sätt”, säger hon.
Förenklad process kring löner
Just när det gäller löner har Lavendo fått in en väl fungerande process via byråportalen. Jessika berättar att de gör lönerna i det löneprogram de använder, Hogia Lön Plus, och sedan skickar lönelistorna för attest genom portalen. Eftersom alla löneunderlag sparas i portalen kan kunderna själva gå in och söka och behöver inte ringa någon på Lavendo varje gång en anställd har en fråga om lön. ”Undrar de hur många semesterdagar Kerstin hade kvar kan vi bara fråga: har du tittat i portalen? När de söker på Kerstin så kommer det upp direkt.”
Jessika nämner att det också är bra att kunna se när kunderna varit inloggade. Om de till exempel saknar attest på senaste lönekörningen från en kund och kan se att den som är ansvarig inte har varit inloggad på en vecka kan de kanske misstänka att den personen är sjuk och det är lättare att påminna.
Lavendo jobbar även med HR-frågor och Jessika säger att det känns väldigt tryggt med en säker plattform när det gäller känsliga uppgifter som till exempel sjukskrivningar.
Många användbara funktioner
Jessika anser att Lavendo trots att de hela tiden aktivt arbetar med portalen bara utnyttjar en liten del av allt det byråportalen kan göra och att de har som mål att använda den till fler saker. Till exempel har de nyligen börjat använda sig av resursplaneringen.
”Om jag skulle rekommendera andra byråer något skulle det vara resursplaneringen. Den är väldigt enkel att sätta upp - kan jag så kan alla! Du behöver inte som byrå lägga ner så mycket tid för att få det att snurra och den ger också jättebra uppföljning”, säger Jessika.
Hon rekommenderar också tidrapporteringen mot Millnet och funktionen för automatisk kontroll av PEP (politiskt utsatt person) och AML (kontroll av penningtvätt) där byrån kan spara mycket tid eftersom register uppdateras automatiskt och de inte hela tiden behöver hålla sig uppdaterade. Funktionen gör det också enklare att hitta saker som behöver åtgärdas. ”Jag såg till exempel att en stor kund inte hade uppdaterat verklig huvudman och kunde direkt påminna om det”, säger Jessika. ”Det är ett exempel på hur portalen på ett enkelt sätt kan utnyttjas även till administration som man som byrå behöver göra för kunderna.”
Det bästa med byråportalen är … - Peter!
Jessika är en person som gillar att testa nya system och funderar mycket på hur det går att förbättra och förenkla arbetet. ”Om jag kommer i kontakt med ett nytt system som jag tycker verkar bra frågar jag direkt om de har koppling mot Accountec. Har de inte det sätter jag dem i kontakt med Accountec.”
Det bästa med byråportalen är … - Peter!
Jessika är en person som gillar att testa nya system och funderar mycket på hur det går att förbättra och förenkla arbetet. ”Om jag kommer i kontakt med ett nytt system som jag tycker verkar bra frågar jag direkt om de har koppling mot Accountec. Har de inte det sätter jag dem i kontakt med Accountec.”
”Vi vill inte ha en massa system utanför, kan vi ha dem i portalen är det mycket bättre. Ingen vinner på tio olika system och excellistor, det är bättre att ha allt samlat på samma ställe.”
När jag frågar Jessika vad det bästa med portalen är svarar hon utan en sekunds tvekan: ”Peter Cervin - han är så himla trevlig och sympatisk. Serviceminded utan att vara för säljig - och det är aldrig några problem!” Hon tycker generellt att Accountec är en väldigt bra samarbetspartner som är nästan som en förlängd arm hos Lavendo. ”De är väldigt proffsiga och bra att ha att göra med och lyssnar också om det är något som inte fungerar och hittar oftast en lösning.”
”Jag rekommenderar alltid Accountecs byråportal för alla jag känner i branschen, för jag tycker att det är ett så bra verktyg.”
Relaterade tjänster & system:
Intresserad? Boka ett möte med oss.
Klicka på knappen för att boka en kostnadsfri demo. Vi hörs!