Logga in i portalen
Alexander digitaliserade sin byrå med hjälp av Accountec byråportal
Intervju med Alexander Malmström på DigiM Redovisning
Vad sägs om färre system, minimal pappersexersis, e-posthantering bara någon timme per dag och semester mitt i bokslutsperioden? Låter det som en utopi? Inte för Alexander Malmström på DigiM Redovisning, som med hjälp av Byråportalen gjort det till verklighet.
Alexander Malmström har drivit byrå i tretton år, till en början på traditionellt sätt. När han för sju år sedan startade DigiM Redovisning bestämde han sig dock för att tänka digitalt i allt redan från start.
”Det är en stor fördel att det själv går att välja vilka system som ska kopplas på, att många funktioner finns inbyggda i portalen och att systemet utvecklas hela tiden”, säger Alexander.
När DigiM Redovisning implementerade byråportalen bytte de ut alla externa system utom ekonomisystemet. Byrån använder sig idag av Reda för leverantörsfakturor och Company Expence (Findity) för kvitton och samlar därigenom alla kunders fakturor och dokument på samma ställe. För rapportering kör de MyNumbers för mindre kunder och Oxceed för de kunder som kräver lite mer.
”Det blir mer effektivt att försöka minimera antalet system”, säger Alexander. ”Det finns en bild av att kunderna bryr sig, men det gör de inte. Det viktiga är att det fungerar i deras vardag, med saker som rapportering och kvittohantering.”
Ärendehanteringen är central
För DigiM Redovisning är ärendehanteringen navet i byråportalen och det som gör den så unik. De är stenhårda med att alla ärenden ska gå via portalen istället för via e-post, vilket har många fördelar.
När ärendet kommer in via portalen kan alla anställda på byrån se det och den som är ansvarig plockar upp det. Är den personen borta kan någon annan ta det. Det fastnar inte i någons inkorg och det blir mindre som faller mellan stolarna, både hos byrå och hos kund.
Själv har Alexander lagt in ett autosvar i mailen där han är tydlig med att han endast läser och svarar på e-post en timme per dag, och han försöker att hålla fast vid det. Vill kunderna ha svar snabbare får de skicka in ett ärende via portalen.
För DigiM Redovisning är ärendehanteringen navet i byråportalen och det som gör den så unik. De är stenhårda med att alla ärenden ska gå via portalen istället för via e-post, vilket har många fördelar.
När ärendet kommer in via portalen kan alla anställda på byrån se det och den som är ansvarig plockar upp det. Är den personen borta kan någon annan ta det. Det fastnar inte i någons inkorg och det blir mindre som faller mellan stolarna, både hos byrå och hos kund.
Själv har Alexander lagt in ett autosvar i mailen där han är tydlig med att han endast läser och svarar på e-post en timme per dag, och han försöker att hålla fast vid det. Vill kunderna ha svar snabbare får de skicka in ett ärende via portalen.
”E-post är den enda att-göra-listan som andra kan fylla på hela tiden. Jag försöker att minimera e-posten, så att jag kan prioritera de viktiga sakerna istället”, säger han.
Alexander berättar att de flesta kunderna också tycker att det skönt att slippa kommunikationen med byrån i inkorgen och istället ha allt som rör företagets ekonomi samlat på ett ställe. Dessutom är det en fördel att allt byrå och kund har kommit överens om finns automatiskt dokumenterat.
”Vill kunderna ha svar fort får de göra på rätt sätt. Ett bra incitament är att göra de andra alternativen sämre eller dyrare”, säger Alexander. ”Om vi som byrå ska anpassa oss efter alla kunder skulle det ta för mycket tid och bli sämre för alla.”
Smart system för onboarding
Även när det gäller onboarding av nya kunder använder sig DigiM av byråportalen och har byggt ett system runt onboardingen så att alla kunder hanteras på samma sätt.
Alla kunder hänvisas till hemsidan, oavsett hur första kontakten tas - via telefon, mail eller personlig kontakt. På hemsidan får de fylla i ett formulär och läsa vissa blogginlägg där byrån tydliggör hur de jobbar med till exempel prissättning.
Även när det gäller onboarding av nya kunder använder sig DigiM av byråportalen och har byggt ett system runt onboardingen så att alla kunder hanteras på samma sätt.
Alla kunder hänvisas till hemsidan, oavsett hur första kontakten tas - via telefon, mail eller personlig kontakt. På hemsidan får de fylla i ett formulär och läsa vissa blogginlägg där byrån tydliggör hur de jobbar med till exempel prissättning.
”I den processen sållas de kunder vi egentligen inte är intresserade vill jobba med bort”, säger Alexander.
Efter det tar de ett första samtal och det tar kanske tjugo minuter att få klart en offert - sedan är det bara att köra.
”Själva systemen i portalen är uppe på en gång. Det kan ta lite mer tid om det ska över data från andra system, men det är ändå ljusår från hur det var tidigare”, säger Alexander.
DigiM Redovisning jobbar med tre paket och prisnivåer, från Base med löpande redovisning, löner, skatter med mera, till Compass där det bland annat ingår månatliga videosamtal, coaching, genomgång av rapporter.
”Har man inte fast pris får man låta bli, då får man börja där. Det är själva incitamentet för att effektivisera”, säger Alexander.
Video mer effektivt än text
DigiM Redovisning jobbar också mycket med instruktionsvideos för att minimera frågor. De använder Loom för att spela in skärmen.
DigiM Redovisning jobbar också mycket med instruktionsvideos för att minimera frågor. De använder Loom för att spela in skärmen.
”Video är så mycket mer effektivt än text”, säger Alexander. ”Vi har videos på alla program - på byråportalen, Findity, Reda - som visar exakt hur kunden ska göra.”
Byrån sköter även processen med K10:or åt sina kunder via byråportalen och spelade förra året in en video med en instruktion till kunderna hur de skulle göra. Filmen skickades sedan som ett ärende till alla. Alexander fick kanske fem-sex frågor totalt från kunderna, resten löste allt själva.
”Vi var färdiga med alla våra deklarationer 15 mars förra året”, säger Alexander, som i år har tagit semester en vecka mitt i den mest hektiska bokslutsperioden.
Alexander avslutar med att säga att det finns två definitioner av system - själva programvaran och de rutiner och interna system som behövs för att hantera den.
”Det är naivt att tro att en programvara ska lösa alla ens bekymmer. Man måste anpassa sig efter programvaran”, säger han.
Relaterade tjänster & system:
Intresserad? Boka ett möte med oss.
Klicka på knappen för att boka en kostnadsfri demo. Vi hörs!