Via Accountec byråportal kan du genomföra KYC genom en helt digital process som både förenklar och sparar tid för byrån och samtidigt ser till att lagstiftningen följs. Nedan går vi igenom vad lagen säger och visar hur din byrå både kan spara tid och förenkla rutinerna kring KYC-processen genom att använda Accountec Byråportal.
Det här säger lagstiftningen om KYC - kundkännedom
KYC står för Know Your Customer, eller kundkännedom och inbegriper bland annat kontroll av PEP (politiskt exponerad person) och AML (anti-penningtvätt). Regelverket syftar till att förhindra att företag utnyttjas för penningtvätt och terrorismfinansiering och det är byråns ansvar att:
1. Årligen göra en allmän riskbedömning av den egna verksamheten.
2. Årligen dokumentera kundkännedom, vem/vilka som kontrollerar företaget och riskkvalificera kunderna.
3. Fortlöpande utbilda personal i regelverket.
4. Ha rutiner för att upptäcka och förhindra penningtvätt och terrorismfinansiering.
5. Rapportera misstänkta beteenden till Finanspolisen.
Accountec Byråportals automatiserade workflow för KYC hjälper byrån både att etablera tillförlitliga rutiner för kundkännedom, att dokumentera och riskklassificera samtliga kunder och att göra en allmän riskbedömning av hela byråns verksamhet.
Spara tid genom att utnyttja byråportalen i din KYC-process
Genom att hantera KYC-processen för byråns kunder i Accountec Byråportal automatiserar och förenklar du hela förfarandet och sparar mycket administrativ tid jämfört med manuell hantering av KYC.
”Det vi på Accountec har byggt in i byråportalen är en helt och hållet digital process där vi tar stöd av kunden”, säger Lars Lejdborg, Partner Manager på Accountec. ”I tjänsten finns bland annat en automatiserad checklista för kundkännedom för att fastställa risken i kundrelationen baserade på FAR:s, SRF:s och Länsstyrelsens krav och normer.”
Första delen i förfarandet är en automatisk kontroll av bolagsuppgifter, PEP och AML. I nästa steg skapas ett ärende där kunden via portalen bekräftar bolagsuppgifterna och besvarar ett antal standardfrågor. Därefter besvarar byrån ett antal frågor och gör en riskbedömning av kunden. Slutligen signeras och dokumenteras ärendet.
KYC-tjänsten i portalen ingår, men det kostar en mindre summa per kund och år att utföra kontroller mot de globala registren.
Så går det till - steg för steg
- Aktivera automatisk skanning för PEP och AML på kunden (kontroll körs därefter automatiskt dagligen och flaggar ev. förändringar).
- Starta kundkännedomsprocessen och vem hos kunden som ska legitimera sig och besvara frågorna.
- Ett ärende skapas automatiskt och skickas till kunden.
- Kunden besvarar frågorna (görs det ej inom deadline skickas dagliga påminnelser tills de är besvarade)
- Konsulten fortsätter besvara frågor (som default är riskminimerande svar förifyllda).
- Sammanlagd riskbedömning görs.
- KYC:n signeras (alt. utser konsulten någon annan på byrån som ska signera)
Här kan du hitta vår supportvideo för KYC som beskriver processen steg för steg i portalen.
Övergripande och fortlöpande riskbedömning via byråportalen
Genom riskanalysrapporten i byråportalen får du enkelt en överblick över statusen för KYC gällande byråns samtliga kunder. Genom att sortera rapporten på klara, ej påbörjade eller påbörjade kan du se vilka kunder du utfört KYC för och vilka som kvarstår.
Rapporten hjälper dig också med den sammanlagda riskbedömningen av byråns verksamhet, genom att du t.ex. kan välja att visa alla kunder med hög risk.
Inom kort kommer det även att finnas möjlighet att filtrera kunderna så att ni kan se alla där KYC genomförts för mer än 11 månader sedan. Vi har även tagit med oss önskemål om en funktion för årlig påminnelse att det är dags för KYC på kunden.
5 fördelar med Accountec KYC workflow
- Smart tidsbesparande digital process - inget behov av att söka information och dokumentera manuellt.
- Direkta kopplingar till register för kontroll - Bolagsverket, globala sanktionsregister och PEP-register.
- Tidsbesparande och kvalitetshöjande då kunden bidrar i processen. Färdiga frågor. Förifyllt frågeformulär.
- Legitimering kan göras digitalt med BankId - ni slipper krångla med vidimerade ID-handlingar.
- Bättre kontroll och översikt över status för samtliga kunder - all dokumentation sparas direkt på rätt ställe.
Så här säger Jessika Kamblad på Lavendo, en av Accountecs kunder som använder sig av KYC-tjänsten:
”Funktionen för automatisk kontroll av PEP (politiskt utsatt person) och AML (kontroll av penningtvätt) kan spara byrån mycket tid eftersom register uppdateras automatiskt och vi inte hela tiden behöver hålla oss uppdaterade. Funktionen gör det också enklare att hitta saker som behöver åtgärdas. Jag såg till exempel att en stor kund inte hade uppdaterat verklig huvudman och kunde direkt påminna om det.”
Med Accountec Byråportal får ni som byrå full kontroll på alla era kunder och kan fullfölja kundkännedomsdokumentation i enlighet med de lagkrav som ställs på redovisnings- och revisionsbyråer. Vårt smarta automatiserade workflow Accountec KYC underlättar fullt ut rutinerna för att uppnå kundkännedom och att dokumentera och riskklassificera alla era kunder.
Vill du veta mer? Boka demo här.
FÖRKORTNINGAR:
KYC - Know your customer - eller kundkännedom
PEP - Politiskt exponerad person
AML - Anti Money Laundring - anti-penningtvätt
