”Vi har byråer som har lyckats automatisera 90% av sina leverantörsfakturor, och det visar sig förstås på sista raden,” säger Nils Törnström på Reda.
Reda är ett suveränt verktyg för att automatisera hanteringen av byråns leverantörsfakturor hela vägen från kunden, rakt in i ert affärssystem. Dessutom finns Reda färdigt att använda i alla byråportaler från start, så det är superenkelt att köra igång och onboarda kunder.
Här går vi igenom de viktigaste fördelarna och berättar vad som skiljer Reda från andra fakturatolkningssystem på marknaden.
Reda - en riktigt smart och unik fakturatolkningsfunktion
”I grund och botten är Reda en fakturatolkningsfunktion som tar emot fakturor från olika källor, tolkar dem och plockar ut information, validerar uppgifter, konterar och periodiserar och sköter hela attestflödet innan dokumentet skickas in till ekonomisystemet,” säger Nils Törnström på Reda.
Men vad är det då som gör Reda unikt? En viktig sak som skiljer Reda från många andra fakturatolkningssystem är att du kan påverka tolkningen så att det blir rätt direkt nästa gång - till skillnad från i andra system där tolkningen inte alls går att påverka. När vi frågar Nils Törnström på Reda säger han att förutom att verktyget är snyggare och mer användarvänligt, är det framför allt tre saker som gör Reda unikt:
1. Attestfunktionen
”Den är enkel, men kraftfull. Du kan bygga upp attestflöden baserat på flera olika parametrar och de som attesterar kan göra det varifrån som helst via Redas mobilapp. Det är bara att swipa för att attestera”, säger Nils. "Snabbt och smidigt!”
I Reda går det att använda sig av en förvald attestant eller bygga egna attestflöden kopplat till leverantör eller projekt. Det går även att begära extern granskning och självklart går det att skriva med meddelanden i de olika atteststegen.
Det bästa av allt? Attestflödet ingår i priset.
2. Regler
”Med regler i Reda bygger du dina egna automationer, så att fakturor hanteras, skickas för attest och skickas in i ekonomisystemet per automatik”, förklarar Nils. ”Så att du kan ägna dig åt bättre och roligare saker.”
Det som verkligen gör Reda unikt är den avancerade möjligheten att skapa regler för att automatisera arbetet med leverantörsfakturor.
”Regler är oerhört kraftfullt om man lägger lite kärlek på det initialt”, säger Nils. ”Vi har vissa byråer som lyckats automatisera 90% av sina leverantörsfakturor, och det visar sig förstås på sista raden.”
Behöver ni hjälp att sätta upp regler kan Redas support hjälpa till.
3. Priset
”Vi på Reda tycker inte att det ska behöva skjortan att tolka ett dokument”, säger Nils. Funktioner som ofta kostar extra i andra fakturatolkningssystem, som exempelvis attestflödet, ingår i priset med Reda.
Och du får naturligtvis Reda till ett oslagbart pris när du implementerar systemet via Accountec Byråportal för dina kunder!
Så fungerar Reda - steg för steg
1. Fakturorna skickas in i Reda, vilket kan ske på olika sätt: genom att dokumenten laddas upp från datorn, skickas in via Reda-appen, kommer in via e-faktura eller genom att kunden mailar fakturorna till en fördefinierad e-postadress. Använder byrån Fortnox kan leverantörsfakturorna även tas ut från Fortnox, behandlas i Reda och sedan skickas tillbaka.
(Väljer ni att byta till Reda för hantering av leverantörsfakturor kan Reda hjälpa till att kontakta alla leverantörer med information om ny faktura-epost, för att göra bytet så smidigt som möjligt.)
2. Kontering. Redas intelligenta och självlärande motor tolkar all text och alla siffror på fakturorna och med hjälp av förvalda konteringsmallar och konton konterar systemet upp fakturan automatiskt. (Vill du hellre kontera manuellt går det förstås också bra.)
Systemet flaggar genom färgkodade meddelanden om avvikelser upptäcks, t.ex om förfallodatum inte kan hittas eller om fakturanumret redan är registrerat.
3. Fakturan skickas på attest, antingen genom attestflödet hos Reda eller i ert affärssystem.
4. Fakturan skickas in i ekonomi/affärssystemet via ”skicka in” eller ”skicka in och bokför”.
Ett fakturatolkningssystem med många finesser
Det finns fler fördelar med Reda:
- Sökfunktionen är riktigt vass. All text i inskickade dokument indexeras, vilket betyder att du t.ex. kan söka på ett registreringsnummer på en bil och bara få fram fakturor avseende den bilen.
- Det är enkelt att byta mellan bolag och byrån kan också lägga in intern information om ett bolag, som t.ex. ”glöm inte att periodisera” som dyker upp direkt när någon går in på kunden. En bra funktion när du ska introducera en ny kollega på byrån eller om ni är fler som jobbar med samma kund.
- Det finns en dokumentlogg för alla dokument där det går att se vem som gjort vad (och även vad som har gjorts via en regel).
- Reda kan även användas för att tolka kvitton, det fungerar alldeles utmärkt om man vill ha allt i samma verktyg (även om det inte i dagsläget finns stöd utläggsrapporter och liknande).
Tips! I Accountec Byråportal hittar du förstås även andra alternativ när det gäller levfaktura-hantering. Se alla integrationer här.
Det är enkelt att komma igång med Reda via Accountec Byråportal
Reda finns färdigt att använda i alla Accountecs byråportaler från start, så det är enkelt att köra igång och börja onboarda kunder med bara en knapptryckning. Välj bara att koppla på Reda under inställningar på kundnivå och därefter kan du välja vilka personer på byrån och hos kunden som ska ha tillgång till Reda.
Samtidigt digitaliserar ni samarbetet med alla era kunder där de i egen regi t.ex. kan sätta regler för vad de vill attestera av alla de färdigtolkade leverantörsfakturor som ligger i kundens byråportal. Givetvis får du som alltid automatiska aviseringar i byråportalen när det för en kund finns nya leverantörsfakturor att hantera. Du klickar dig vidare, landar direkt i Reda och kan agera.
Reda kan kopplas ihop med alla era övriga favoritsystem inom fakturering och bokföring - och du får Reda till ett mycket förmånligt pris per inskickat dokument när du implementerar systemet via Accountec Byråportal för dina kunder.
Jobba med smarta verktyg som gör jobbet åt er - Reda är ett sådant. I portalen finns även andra alternativ för leverantörsfakturahantering, som exempelvis CentSoft eller Docup. Det är ert ekosystem och ni som byrå väljer själva vilka system som ska aktiveras! Läs om alla integrationer här.
Vill du veta mer om hur du kan automatisera byråns leverantörsfakturahantering? Läs mer om på Redas hemsida - eller boka en demo av Accountec Byråportal här.
