Den här gången har vi intervjuat Linda Magnusson på Ekonomikonsult i Väst, som nyligen kommit igång med byråportalen. När vi pratar med henne har byrån bara arbetat med portalen i fem veckor.
Ekonomikonsult i Väst har sitt kontor i Ljungskile och består idag av tre konsulter. Redovisningsbyrån använde tidigare en rad andra system för att digitalisera sin verksamhet - bland annat en signeringstjänst, ett system för dokumentdelning, ett för att kontrollera PEP/AML samt krypterad mail för att kunna skicka känsliga uppgifter GDPR-säkert.
”Nu får vi allt på samma ställe. Det är både enklare och mer kostnadseffektivt att slippa ha abonnemang hos flera leverantörer”, säger Linda. ”Det är ett jättebra koncept.”
Alla verkar nöjda med byråportalen
Linda är själv tekniskt lagd och gillar system som förenklar vardagen både för byrån och dess kunder. Hon är aktiv i flera Facebookgrupper för redovisningsbyråer och det är ofta dit hon och andra branschkollegor vänder sig för att få tips på nya lösningar och system. Det var så Linda fick upp ögonen för Accountec Byråportal.
”Det spelar nästan ingen roll vilken typ av system det handlar om, det är alltid någon som nämner byråportalen och skriver att den har det som efterlyses i inlägget - och dessutom allt det här också …”, säger Linda.
Att ingen i forumen heller verkar vara missnöjd med byråportalen gjorde att Linda blev intresserad ganska tidigt, men hon tyckte först inte att prissättningen passade byrån riktigt. De behöver kunna jobba enhetligt med alla kunder, oavsett storlek. Så när Accountec hörde av sig och berättade att prisbilden hade anpassats för att bättre passa både stora kunder och mindre årskunder, så bestämde hon sig för att slå till.
Smidigt att komma igång med portalen
Främsta orsaken till att Ekonomikonsult i Väst valde att implementera byråportalen var för att få ett enhetligt arbetssätt och lättare kunna följa alla regler.
”Sen ser det ju proffsigt ut mot kund också”, säger Linda och berättar att det var enkelt att anpassa portalen efter byråns grafiska profil och att lägga in egen bakgrundsbild. Hon tycker även att de fick bra mallar från Accountec redan från start, till exempel för hur det går att göra med strukturen av dokumentytan.
”Det kommer kunderna verkligen att uppskatta på sikt, när de själva enkelt kan gå in i strukturen och hitta t.ex. gamla rapporter och aktiebrev. De behöver inte maila oss i elfte timmen när de kommer på att de behöver något för ett besök hos banken, utan kan ta fram det själva”, säger Linda.
Linda har lätt för att kasta sig ut i nya saker och Ekonomikonsult i Väst valde därför att köra ”all in” med portalen redan från början istället för att testa i liten skala på några utvalda kunder, vilket Accountec annars brukar rekommendera.
”Vi åkte iväg på konferens och lade in alla kunder, ställde in åtkomster och matade in så mycket vi hann”, säger Linda. Redovisningsbyrån ville få en snabb start och tyckte att det var bättre att alla visste att ”nu jobbar vi härifrån”, än att ha några kunder i portalen och några utanför.
Linda menar att rollen som redovisningskonsult har ändrats ganska mycket de senaste åren, en utveckling som det gäller att följa med i.
”Förr satt vi och stansade in bokföringen av kassarapporter, idag går det automatiskt. Många kunder har också olika betallösningar och egna system som integreras med bokföringen. Vi blir ofta både datatekniker, redovisningskonsulter och rådgivare.”
Kopplade på flera integrationer redan från start
Ekonomikonsult i Väst valde att koppla på flera integrationer redan från start, eftersom Linda kände att det behövde finnas lite i portalen att titta på för de kunder som verkligen var intresserade. De har därför kopplat på My Numbers, gratisverktyget för rapportering, och är i startgroparna med att även köra igång rapportering via Boardeaser för större kunder.
De har även börjat med tidrapportering via Millnet eftersom den via Fortnox är väldigt begränsad. ”Millnet ger väldigt mycket mer och är inte många kronor dyrare”, säger Linda.
När byrån använder Millnet för sin egen tidredovisning blir det också enklare att hålla koll på prissättningen. De har helt gått över till fast månadspris för alla kunder, där allt ingår. ”Då blir det förstås mer intressant att effektivisera sitt arbete, och det är också bra att kunna hålla koll så att tiden inte springer iväg för mycket för någon kund”, säger Linda.
Trots att företaget bara använt portalen en dryg månad har de även hunnit med att använda signeringstjänsten, KYC och de har kopplat på Reda för leverantörsfakturorna på många kunder.
”Vi använder Reda väldigt mycket och det är där jag tror att vi kommer att få vår största förtjänst. Jag märker redan nu att vi minskat tidsåtgången för leverantörsfakturor”, säger Linda. ”Det är även det jag säger till mina medarbetare - se till att få igång Reda, för det kommer verkligen att frigöra er tid.”
Läs mer om att arbeta med leverantörsfakturahantering genom Reda och byråportalen här.
Linda säger också att Ekonomikonsult i Väst väntar med spänning på det nya byråstödet, som hon tror kommer att underlätta mycket för byrån.
Kunderna har blivit snabbare i sin respons
Ekonomikonsult i Väst har alltså valt att köra igång byråportalen för alla kunder samtidigt och ingen kund har varit jättenegativ eller tyckt det varit dåligt. Linda tror att pandemin hjälpt dem på vägen, då även de kunder som tidigare alltid lämnade pappersunderlag blev motiverade och lärde sig att lämna in material digitalt.
”De flesta kunderna har inte lust att springa hos redovisningsbyrån och lämna papper. De har bättre saker att göra och tycker att det är skönt att kunna lämna allt digitalt”, säger Linda.
Portalen har redan gjort att många kunder automatiskt blivit snabbare i sin respons, t.ex. när det gäller att godkänna lönerna senast den 25:e varje månad. Det byrån tidigare fick påminna om manuellt om sköts nu automatiskt via portalen.
”De automatiska påminnelserna är jättesmidiga och hjälper verkligen kunderna. Nu slipper de hålla reda på alla deadlines själva,” säger Linda.
Även om de flesta kunderna varit positiva från start tar det förstås lite tid att lära vissa att använda portalen också. ”Det finns de som är med på tåget direkt, testar själva och tycker att allt är smidigt. Sen finns det alltid de som har svårare för förändring och behöver lära sig mer innan de nya rutinerna sitter”, säger Linda.
Byrån har dock redan från start varit tydlig med att alla kunder ska köra byråportalen. Linda säger: ”Det är det här vi ska göra, alla stora byråer jobbar redan så och vi får inte heller enligt GDPR spara mail”. Skickar kunden ändå mail kopierar konsulten texten och klistrar in i portalen för att försöka ”tvinga” in dem lite.
Linda berättar att hon för att få kunderna att verkligen förstå nyttan med ärendehanteringen ibland brukar göra en liknelse med om byrån istället hade varit en läkarklinik.
"Tänk om alla skulle skriva sina egna journaler som varken ansvarig på kliniken eller andra som är i kontakt med patienten kan komma åt.? När någon ringer och vill ha hjälp och den person de varit i kontakt med senast inte är där finns ingen tillgång till information om vad som sagts och ingen kan hjälpa dem vidare. Det är så mailsystemet blir för oss idag. Ärendehanteringen i Accountec Byråportal ger kunden trygghet i att det alltid finns någon som kan hjälpa dem."
Läs mer om Ekonomikonsult i Väst på redovisningsbyråns hemsida.
