Sigilo Ekonomi är en liten redovisningsbyrå i Tullinge, som arbetar helt digitalt och har försökt prova sig fram med olika lösningar som kan effektivisera arbetet. Vi har pratat med Andreas Strand, ägare av byrån, som bland annat jobbar med redovisning, löner, bokslut, årsredovisningar, deklarationer och rådgivning.
”Vi tror att den digitala vägen är framtiden – därför har vi övergått till att jobba helt digitalt”, säger Andreas.
Han berättar också att byrån initialt hade flera kunder som lämnade underlag manuellt. När de tog ett aktivt beslut att enbart jobba digitalt gjordes ett utskick till kunderna med besked om vad som nu gällde. Byrån räknade med att då tappa några kunder, men med facit i hand valde alla att faktiskt anpassa sig till nya digitala arbetssätt.
Använder byråportalen för nästan all verksamhet
Sigilo Ekonomi har varit kund till Accountec och använt byråportalen sedan juni 2020.
”Vi tittade först lite på portalen och jag tänkte att vi provar väl. Ett beslut vi inte har ångrat - det fungerar väldigt bra,” säger Andreas.
Sigilo Ekonomi använder idag byråportalen för nästan all sin verksamhet. Via portalen sköter de allt ifrån kommunikation och avstämning med kunderna till signering av årsredovisningar, inkomstdeklarationer, uppdragsavtal med mera och lagring av bolagsdokument. Kundfakturor skickas för godkännande innan de skickas ut och då Sigilo Ekonomi även gör löner åt kunder utnyttjar de portalen för attest av lönerna.
Andreas tycker även att de många integrationer som finns i portalen fungerar smidigt. Exempelvis ser de direkt i portalen via FortKnox när det finns obetalda fakturor för en kund. De använder också Rillion för leverantörsfakturor och Millnet för tidsredovisning och sköter även Kivra-posten för många av sina kunder via portalen, vilket Andreas tycker är väldigt praktiskt.
”Vi försöker också att prova nya funktioner i portalen när de dyker upp, t.ex. K10 som kom i våras som vi nu kör på flera kunder och som fungerar jättebra”, säger Andreas. ”Även KYC för kundkännedom sparar mycket tid.”
Portalen underlättar byråns planering
Sigilo Ekonomi använder också byråportalen för planeringen av sina olika uppdrag. De skapar checklistor för vilka arbetsmoment de har att göra för olika kunder och när det ska vara klart, och vet på det sättet hela tiden vad de har att göra.
”Via resursplaneringen kan vi uppskatta hur lång tid olika uppdrag tar. Under arbetets gång registrerar vi vår tid i Millnet och när den läses över till byråportalen kan vi jämföra och se om tidsåtgången för uppdragen stämmer. Det underlättar verkligen planeringen av våra olika uppdrag.”
Allt samlat på ett ställe
Sigilo Ekonomi hade även innan de implementerade byråportalen lösningar för digital signering och lagring av kundmappar online, men skillnaden är att det nu är samlat i ett system tillsammans med uppdragsplanering, resursplanering och kundkommunikation.
”Största skillnaden tycker jag är att vi nu har en helt annan kontroll på kommunikationen med olika kunder jämfört med när det hanterades med e-post. Även om vi tidigare försökte arbeta med mappstrukturer så är det omöjligt att ha samma koll som i portalen när det varje dag väller in nya mail,” säger Andreas.
Han berättar att företaget tidigare hade ett annat verktyg för digital signering, men det som är smidigt nu är att dokumenten automatiskt flyttas direkt till rätt kund och rätt mapp. När det gäller anställningsavtal till exempel, skapar de bara en mapp för anställningsavtal på kunden och när både arbetsgivare och arbetstagare signerat hamnar avtalet direkt på rätt ställe.
Byråportalens ständiga förbättringar en fördel
På frågan om vad kunderna tycker om portalen svarar Andreas att de flesta uppskattar den. Men han säger också att de kunder som är lite mer slarviga av sig och inte har lämnat in alla underlag ibland tycker det är jobbigt när det kommer påminnelser varje dag tills de kompletterat med det som saknas.
Han summerar vårt samtal med att säga att den största fördelen med portalen är att allt är samlat på ett ställe och att de slipper att arbeta i och hoppa mellan jättemånga olika system.
”Det bästa med byråportalen är att teamet bakom Accountec inte stannar upp utan det fortsätter komma fler funktioner och förbättringar hela tiden”, säger Andreas.
