Smart workflow för signeringar
Accountec SIGN är en inbyggd signeringstjänst i Accountec Byråportal för alla typer av dokument som behöver signeras - årsredovisningar, avtal, uppdragsbrev, protokoll etc.
I portalen kan du följa status och få direkt återkoppling när till exempel en årsredovisning, ett avtal eller ett protokoll är signerat av alla parter. Samtidigt arkiveras dokumentet automatiskt till anvisad plats i dokumentdelningen i portalen och det signerade dokumentet är direkt tillgängligt för både byrå och kund.
Andreas Strand på Sigilo Ekonomi berättar att byrån tidigare hade ett annat verktyg för digital signering, men nu använder Accountec SIGN.
”Det som är smidigt nu är att dokumenten automatiskt flyttas direkt till rätt kund och rätt mapp. När det gäller till exempel anställningsavtal skapar vi bara en mapp för anställningsavtal på kunden och när både arbetsgivare och arbetstagare signerat hamnar avtalet direkt på rätt ställe”, säger Andreas.
När du i byråportalen väljer dokumenttyp för signeringen föreslår systemet dessutom automatiskt rätt signeringsordning, exempelvis för årsredovisningar. Välj vilka personer som ska signera och var dokumentet ska lagras när det är signerat, sedan sköter systemet resten automatiskt.
Om dokumenttypen är satt till avtal kan du även få en automatisk påminnelse via byråportalen när det är dags för omförhandling av avtalet.
Säker och godkänd signatur för nästan alla typer av dokument
Undertecknarens identitet valideras i Accountec SIGN med hjälp av BankID. Accountec använder endast Avancerad Elektronisk underskrift och följer därigenom eIDAS-förordningens regler kring signering enligt denna metod, vilket också ligger i linje med lagstiftningskrav enligt Årsredovisningslagen.
Vi använder endast BankID för verifiering av personerna som signerar och våra servrar finns i Sverige. Accountec lagrar checksumman på alla signerade dokument och kan på begäran verifiera ett dokuments äkthet.
Byråns egen digitala signeringsyta
Den senaste nyheten är att det i Accountec SIGN ingår en extern digital signeringsyta som kan användas av vem som helst, inte enbart användare i byråportalen. Interna mottagare av ett dokument för signering får avisering och loggar in via portalen, medan externa mottagare loggar in med BankId och hamnar i den externa signeringsytan, som kan profileras med färger och logotyp i enlighet med byråns egen grafiska profil.
Den externa signeringsytan kan användas exempelvis när någon i styrelsen ska signera en årsredovisning, men den kan även användas av byråns kunder, exempelvis för att skicka en offert till sin kund eller skicka ett dokument till sin bank.
Anna Hedin Göran på Kungälvs Revisionsbyrå berättar att signeringen i byråportalen är en funktion som de använder jättemycket.
"Det går till exempel att välja turordning mellan olika dokument så att de signeras i rätt ordning, vilket verkligen underlättar och kunderna upplever signeringen som väldigt enkel", säger Anna.
Läs hela kundcaset med Kungälvs Revisionsbyrå här.
Accountec SIGN hjälper byrån och byråns kunder att signera smartare
Sammanfattningsvis kan byrån med Accountec SIGN på ett säkert sätt skicka, signera och spara alla viktiga dokument och avtal direkt via byråportalen:
- För alla typer av dokument som behöver signeras - årsredovisningar, avtal, uppdragsbrev, protokoll etc.
- Signering via BankId = Avancerad Elektronisk Underskrift, säker och godkänd signatur för nästan alla typer av dokument.
- Följ status och få direkt återkoppling när avtalet är signerat av alla parter.
- Automatisk arkivering till anvisad plats i dokumentdelningen i portalen.
- Dokumentet är därefter direkt tillgängligt för både byrå och kund.
- Automatisk påminnelse när avtalet ska omförhandlas
- Extern digital signeringsyta för externa mottagare och byråns kunder, profilerad med byråns grafiska profil.
Här kan du läsa mer om Accountec SIGN och vilka lagkrav som finns för signering av olika typer av dokument.
Vill du hellre att vi visar? Boka demo.
