Här berättar vi hur byrån kan arbeta med resursplanering i Accountec Byråportal och hur ni genom att koppla på Millnet Tid & Projekt får en ännu bättre uppföljning.
Resursplanering via Accountec Byråportal - enkel planering, enkel översikt
Om byrån i dagsläget inte använder sig av någon resursplanering alls, eller kanske enbart använder sig av planering i Excel, är Accountecs resursplanerare ett enkelt första steg till att digitalisera resursplaneringen och få en bättre översikt och uppföljning av resurssituationen.
Med resursplanering i Accountec Byråportal kan byrån:
- Planera in uppdrag på konsult, kund eller aktivitet
- Få en tydlig översikt för bättre planering
- Visa utfall på utförda uppdrag
Resursplaneringen i byråstödet ger en enkel planering både på kund- och konsultnivå. I grund och botten handlar det om att få en bättre översikt för att byrån ska kunna planera sina resurser. Vad ska vi göra på våra kunder? Hur mycket jobb har vi planerat in? Vilka resurser finns tillgängliga?
Så här säger Jessika Kamblad på Lavendo Consulting:
”Om jag skulle rekommendera andra byråer något skulle det vara resursplaneringen. Den är väldigt enkel att sätta upp - kan jag så kan alla! Du behöver inte som byrå lägga ner så mycket tid för att få det att snurra och den ger också jättebra uppföljning.”
Så fungerar Accountecs resursplanerare
Alla uppdrag, all personal och alla kapacitetsnivåer kan övervakas från en och samma vy i portalen. Här är det enkelt att exempelvis filtrera fram vilka uppdrag byrån har för olika aktiviteter (som t.ex. revision eller årsbokslut), att se hur stor beläggning en viss konsult har eller att filtrera fram alla uppdrag för en viss kund. Skulle en konsult sluta är det också enkelt att flytta tider från en konsult till en annan.
Under inställningar för byrån kan ni själva bestämma vilka aktiviteter ni ska arbeta med och hur detaljerat ni vill planera era resurser. Här kopplar ni också ihop aktiviteterna med motsvarande tidkoder i Millnet för att få ett utfall på inrapporterad tid. Under inställningar lägger ni även totalt antal timmar ni har per månad på byrån.
Det går att kopiera in planerad tid från föregående år, så ni behöver inte börja från noll nästa år. Via intergrationen med Millnet går det även att hämta in verkligt utfall.
När ett nytt uppdrag kommer in väljer ni kund i resursplaneringsfliken. Efter att ha kontrollerat vilka konsulter som finns tillgängliga lägger ni till aktivitet, konsult och antal timmar. Svårare än så är det inte - och eftersom resursplaneringen ingår i Accountec Byråportal och inte kostar något extra är det att börja testa!
Koppla ihop resursplaneringen med Millnet Tid & Projekt för bättre uppföljning
Genom att koppla ihop resursplaneringen i Accountec med Millnet Tid & Projekt för tidrapporteringen får byrån en ännu bättre lösning för sin resursplanering. Via Millnet möjliggörs att löpande i realtid stämma av om verkligheten stämmer med planeringen och att gå ner på djupet i byråns lönsamhet för olika uppdrag och kunder. Trodde vi rätt? Kan vi planera bättre nästa gång?
”Det är ointressant att planera om man inte vet hur det blev”, säger Stefan Edvinsson på Millnet. ”Ibland upptäcker man att ett uppdrag inte var så enkelt som man först trodde och ibland är det tvärtom. Oavsett kan man behöva ändra sina planer och resursplaneringen i byråportalen tillsammans med Millnet Tid & projekt gör det enklare.”
Sigilo Ekonomi är en av Accountecs kunder som använder byråportalen för planering av sina olika uppdrag. De skapar checklistor för vilka arbetsmoment de har att göra för olika kunder och när det ska vara klart, och vet på det sättet hela tiden vad de har att göra.
”Via resursplaneringen kan vi uppskatta hur lång tid olika uppdrag tar. Under arbetets gång registrerar vi vår tid i Millnet och när den läses över till byråportalen kan vi jämföra och se om tidsåtgången för uppdragen stämmer. Det underlättar verkligen planeringen av våra olika uppdrag,” säger Andreas Strand på Sigilo Ekonomi.
Läs hela kundcaset med Sigilo Ekonomi här.
Millnet läggs snabbt till under inställningar på kundnivå i Accountec Byråportal och med en enkel knapptryckning i byråportalen dyker kunden sedan direkt upp i Millnet. Lägg till konsulter och landa direkt i Millnet för tidsrapporteringen.
Tidrapportering, fakturering och lön via Millnet Tid & Projekt
En liten arbetsinsats med att registrera konsultens tid i Millnet Tid & Projekt hjälper byrån med tre viktiga funktioner:
- Se om planeringen höll tidsmässigt
- Fakturera kunden
- Ge underlag för lön
”Tidrapportering ska inte vara krångligt. Därför tillåter vårt tidrapporteringssystem dig att göra dina registreringar där du är, oavsett om du använder mobilen eller datorn. Och det gäller inte bara tid, utan vi har samlat körjournal, utlägg och traktamenten på samma plats”, säger Stefan Edvinson.
Det är också enkelt att fakturera byråns olika prismodeller med Millnet Tid & Projekt. Byrån kan arbeta med fast pris, löpande räkning eller pris per artikel (t.ex. löneslip). Det går att blanda debitering på en kund och det är möjligt att ha olika prislistor för byrån, kunden eller för varje projekt.
Konsulten kan förutom att registrera tid nedlagd på kunden även rapportera interntid och frånvarotid. Genom att markera all kundtid som ”debitera”, ”gratis” eller ”dold” säkerställs också att inga timmar försvinner.
”Lön och fakturering ska vara enkelt”, säger Stefan Edvinson. ”Därför har vi även färdiga integrationer mot flertalet lön- och ekonomisystem såsom Visma, Fortnox och Hogia mfl.”
Millnet Tid & Projekt har också många andra smarta funktioner som att lägga till utlägg direkt till en reseräkning, hämta färdväg för körjournal från Google och att lägga till leverantörsfakturor för underkonsulter eller inköp som ska debiteras kunden.
Uppföljning på detaljnivå med Millnet Analys
Standardflödet i Millnet Tid & Projekt ger byrån tillgång till tidrapportering, utlägg, körjournaler och traktamenten, vilket ger underlag för fakturering och lön. Det går även att via programmets färdiga rapporter övergripande följa upp exempelvis en viss tidsperiod, en kund, ett projekt, en aktivitet eller en projektledare.
”Vill ni verkligen fördjupa er i byråns projekt lönsamhetsmässigt på detaljnivå, lägger ni även till Millnet Analys”, säger Stefan Edvinson. ”Där ser vi inte bara på timmar utan ger även hjälp med vilka projekt som är lönsamma och vad som behöver ändras. Det går att göra väldigt avancerade analyser ner på djupet per kund, konsult eller projekt.”
Resursplanering handlar om att öka lönsamheten för byråns uppdrag
Sammanfattningsvis hjälper resursplaneringen i Accountec byrån med planering, checklistor och flödet mot kund medan Millnet Tid & projekt hjälper till med den interna administrationen. ”Tillsammans blir det tre gånger så bra!” säger Stefan Edvinson.
”Resursplanering handlar i grund och botten om att öka lönsamheten för byråns uppdrag”, menar Peter Cervin på Accountec. ”Effektiv användning av resurser innebär en högre faktureringsgrad. Färre dubbelbokningar ger också lägre stressnivåer och mindre sjukfrånvaro.”
Accountec vill erbjuda en plattform där byrån kan se alla konsulter, alla uppdrag, resursplanera och få insikter om vad byrån gör, vem som gör det och när. Sluta gissa hur resurssituationen ser ut – det är dags att börja med kunskapsbaserad resursplanering.
”Resursplaneringen är ett måste för att effektivt internt se att vi lägger ner rätt tid på rätt kund”, säger Torbjörn Pettersson på Seemly Finance & Search. ”Den känns också väldigt bra jämfört med andra liknande system.”
Här kan du läsa mer om Millnet Tid & Projekt.
